Ratgeber · Vertriebskennzahlen
Wie viele Leads braucht ein Notartermin?
Wie viele Leads ein Notartermin braucht, hängt an fünf Stufen: erreicht, qualifiziert, Ersttermin, erschienen, Abschluss. In einem vorsichtigen Rechenbeispiel sind es rund 30 Leads pro Notartermin. Wer seine Leads nur am Preis pro Kontakt misst, sieht keine dieser Stufen, und genau dort entscheidet sich, was ein Abschluss wirklich kostet.
Veröffentlicht 26. September 2026Cem CelikLesezeit 6 Minuten
Die kurze Antwort
Im vorsichtigen Rechenbeispiel dieser Seite braucht ein Notartermin im Kapitalanlagevertrieb rund 30 Leads. Mit Einkommensabfrage im Formular, Nachfassung innerhalb einer Stunde und verlässlicher Terminführung liegt der Bedarf deutlich darunter. Bei Leads ohne Vorqualifizierung oder bei gekauften, mehrfach verteilten Kontakten liegt er höher.
Wie weit gute Prozesse die Kette verschieben können, zeigt eine Kundenstimme. Azim Choudhury von der CD Immo Portfolio GmbH sagt im Video-Testimonial über seine Nextmove-Kampagne: „Wir schalten seit Mai beziehungsweise Juni die Leads und haben mittlerweile knapp 400 Leads bekommen und haben jetzt eine Konversion von ungefähr 10 bis 15 Prozent hinbekommen.“ Das ist die Erfahrung eines einzelnen Kunden, kein Durchschnitt und keine Zusage.
Von 100 Leads zum Notartermin
So sieht die Kette im Rechenbeispiel aus, bezogen auf 100 Leads. Die Prozentzahlen in Klammern beziehen sich jeweils auf die Stufe davor.
100 Leads
Formular ausgefüllt, Einwilligung dokumentiert, Kontakt im CRM.
70 erreicht (70 %)
Die übrigen 30 nehmen trotz mehrerer Versuche über Telefon, WhatsApp und E-Mail keinen Kontakt auf.
42 qualifiziert (60 % der Erreichten)
Einkommen, Eigenkapital, Anlageziel und Zeithorizont passen zu einer finanzierbaren Kapitalanlage.
21 Ersttermine (50 % der Qualifizierten)
Das Beratungsgespräch steht verbindlich im Kalender, mit Erinnerung am Vortag.
rund 17 erschienen (80 % Show-Rate)
Jeder fünfte Termin fällt aus. Bestätigung und Erinnerung senken diese Quote.
rund 3 bis 4 Abschlüsse (20 % der erschienenen Termine)
Reservierung und Notartermin. Wie hoch diese Quote ist, entscheiden vor allem die Vertriebs- und Verkaufsfähigkeiten des Beraters und die Objekte.
Rechner: Ihre eigenen Zahlen
Die Beispielwerte entsprechen der Kette oben, als Quote je Stufe. Tragen Sie Ihre eigenen Werte ein. Der wichtigste Wert steht unten rechts: der Preis pro Lead, den Sie sich höchstens leisten können, damit die Werbekosten unter Ihrem Zielanteil am Ertrag bleiben.
Rechner · Leads bis Notartermin
Quote je Stufe, bezogen auf die Stufe davor
- Leads100
- ErreichtLead nimmt beim Anruf oder per WhatsApp Kontakt auf%70
- QualifiziertEinkommen, Eigenkapital und Anlageziel passen%42
- Ersttermin vereinbartBeratungsgespräch steht im Kalender%21
- ErschienenTermin hat tatsächlich stattgefunden%16,8
- Abschluss / NotarterminReservierung bis Beurkundung, bezogen auf erschienene Termine%3,4
- Abschlüsse / Notartermine
- 3,4
- 3,4 % aller Leads
- Werbebudget
- 2.000 €
- 119 € pro erschienenem Ersttermin
- Werbekosten pro Abschluss
- 595 €
- ohne Agenturhonorar und Vertriebskosten
- Maximal wirtschaftlicher CPL
- 40 €
- bei 15 % Werbeanteil am Ertrag
Ein Rechenbeispiel mit den Vorgabewerten: 100 Leads zu 20 € kosten 2.000 € Werbebudget und führen zu rund 3,4 Abschlüssen. Das sind etwa 600 € Werbekosten pro Notartermin. Bei 8.000 € Ertrag pro Abschluss und 15 % Werbeanteil dürfte ein Lead bis zu rund 40 € kosten, ohne dass die Rechnung kippt. Agenturhonorar und Vertriebskosten kommen in beiden Fällen hinzu.
Die Kennzahlen der Kette
- CPL (Cost per Lead)
- Werbebudget geteilt durch Anzahl der Leads. Sagt, wie teuer der Kontakt war, nicht, was er wert ist.
- Erreichbarkeitsquote
- Anteil der Leads, mit denen innerhalb weniger Tage ein echtes Gespräch zustande kommt. Die erste Stufe, an der Vertrieb und Marketing sich treffen.
- Qualifizierungsquote
- Anteil der Leads, deren Angaben zu Einkommen, Eigenkapital und Ziel eine Finanzierung realistisch machen.
- Show-Rate
- Anteil der vereinbarten Termine, die tatsächlich stattfinden. Kehrseite der No-Show-Quote.
- Kosten pro Abschluss
- Werbebudget geteilt durch Anzahl der Notartermine. Die einzige Kennzahl, die sich direkt mit der Provision vergleichen lässt.
- Maximal wirtschaftlicher CPL
- Der höchste Preis pro Lead, bei dem die Werbekosten pro Abschluss noch unter dem Anteil am Ertrag bleiben, den Sie dafür ausgeben wollen.
Wo sich die Quote verschieben lässt
Jede Stufe hat eine eigene Stellschraube. Die ersten vier liegen im Prozess und lassen sich in wenigen Wochen verbessern. Die letzte liegt im Vertrieb.
Erreichbarkeit: Reaktionszeit unter einer Stunde
Die Harvard-Business-Review-Auswertung von 1,25 Millionen Leads fand bei Kontakt innerhalb einer Stunde eine rund siebenmal höhere Qualifizierungsquote als bei Kontakt nach einer Stunde oder später. Ein Lead, der am Folgetag angerufen wird, hat die Anzeige oft schon vergessen.
Qualifizierung: Fragen ins Formular statt ins Telefonat
Einkommensspanne, Anlageziel und bevorzugte Erreichbarkeit gehören als Pflichtfelder in das Formular. Wer schon dort aussteigt, hätte auch den Termin nicht wahrgenommen. Die Leadzahl sinkt etwas, die Qualifizierungsquote steigt deutlich.
Terminquote: den Termin im ersten Gespräch setzen
Ein Rückruf, der mit „ich melde mich" endet, verliert die Hälfte. Der Kalenderlink oder der feste Termin gehört in das erste Telefonat.
Show-Rate: Bestätigung und Erinnerung
Bestätigung direkt nach der Vereinbarung, Erinnerung am Vortag und eine Stunde vorher. Das sind die günstigsten Maßnahmen im ganzen Funnel.
Abschluss: Objekte und Vertriebsfähigkeit
Ab dem Beratungsgespräch entscheidet nicht mehr das Marketing. Passende Objekte, eine saubere Finanzierungsrechnung und ein Berater, der Einwände sicher behandelt, verschieben diese Quote deutlich.
Was ein Lead je nach Modell kostet und wie sich Agentur und Lead-Einkauf rechnerisch vergleichen lassen, steht im Ratgeber Was kosten Immobilien- und Kapitalanlage-Leads?
Häufige Fragen
Wie viele Leads braucht man für einen Notartermin?
Das hängt an Ihren Quoten je Stufe. Im vorsichtigen Rechenbeispiel dieser Seite (70 % erreicht, 60 % qualifiziert, 50 % Termin, 80 % erschienen, 20 % Abschluss) sind es rund 30 Leads pro Notartermin. Mit Einkommensabfrage im Formular, schneller Nachfassung und starkem Vertrieb liegt der Bedarf deutlich darunter. Der Rechner auf dieser Seite rechnet es mit Ihren eigenen Werten durch.
Was ist eine gute Terminquote bei Immobilien-Leads?
Als Faustregel gilt: Von den qualifizierten Leads sollte mindestens die Hälfte einen Ersttermin vereinbaren. Wer deutlich darunter liegt, verliert meist bei der Erreichbarkeit: zu späte Reaktion oder zu wenige Kontaktversuche.
Wie hoch ist eine normale No-Show-Quote bei Beratungsterminen?
Ohne Erinnerung fällt oft jeder fünfte Termin oder mehr aus. Bestätigung direkt nach der Vereinbarung und eine Erinnerung am Vortag senken die Quote spürbar. Beides sind die günstigsten Maßnahmen im ganzen Funnel.
Wie berechne ich meinen maximalen CPL?
Multiplizieren Sie Ihre Abschlussquote pro Lead mit dem Ertrag pro Abschluss und dem Anteil, den Sie davon für Werbung ausgeben wollen. Bei 3,4 % Abschlussquote, 8.000 € Ertrag und 15 % Werbeanteil liegt der maximal wirtschaftliche CPL bei rund 40 €. Steigt die Abschlussquote durch bessere Qualifizierung, steigt auch der Preis, den ein Lead kosten darf.
Warum ist der CPL allein keine gute Kennzahl?
Weil ein günstiger Lead, der nicht erreichbar ist oder die Finanzierung nicht trägt, am Ende teurer ist als ein teurer Lead, der zum Notartermin führt. Vergleichbar werden Angebote erst über die Kosten pro Abschluss, also Werbebudget geteilt durch Notartermine.
Wir rechnen Ihre Kette mit Ihnen durch
Im Strategiegespräch gehen wir Ihre heutigen Quoten Stufe für Stufe durch und zeigen, an welcher Stelle die meisten Abschlüsse verloren gehen. Sie bekommen eine Zahl für das nötige Budget und den Preis pro Lead, der sich für Sie rechnet.
Kostenloses Strategiegespräch buchenQuellen
- The Short Life of Online Sales Leads
Harvard Business Review, Oldroyd / McElheran / Elkington · März 2011
Externe Quellen zuletzt geprüft am 26. September 2026. Für die Inhalte verlinkter Seiten sind deren Betreiber verantwortlich.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Die genannten Quoten sind ein Rechenbeispiel und keine Ergebnisgarantie. Der Rechner ersetzt keine Finanz-, Steuer- oder Rechtsberatung.